¿A cuántas reuniones aburridas has ido?
Pregunta directa para empezar. Quizás acabarías antes si tuvieras que decir las reuniones que no han sido aburridas. En caso de que no recuerdes la cantidad de reuniones interesantes a las que has tenido que ir, te felicito. No es lo más habitual, ya te lo debes imaginar.
En muchas organizaciones las reuniones son inevitables porque la dinámica de funcionamiento hace que las personas que forman los equipos tengan que encontrarse y hablar. Esta circunstancia no tiene por qué ser un problema, pero demasiadas veces estas reuniones, que deberían ser una fuente de soluciones y de ideas para acabar poniendo proyectos en marcha, se convierten en pozos de tiempo y de energía donde queda enterrado el talento de las personas con más iniciativa.
¡Haz la carta a los Reyes Magos! O a Papa Noël…
Vamos a hacer un juego. Imagina que no sabes que los reyes no son los reyes y pide en tu carta que te traigan de regalo características nuevas para las reuniones a las que tienes que ir en el próximo año. ¿Qué les pedirías? ¿Cómo quieres que sean estas reuniones a partir de hoy?
Dale vueltas…
¡Concedido!
Ya lo verás. Todo lo que has pedido lo tendrás, como mínimo en las reuniones que tú tengas que liderar. Si haces esto, puede que contagies tu manera de hacer al resto de la organización. Incluso, si te animas a hablar de ello con otras personas, puedes influir en las que lideran las reuniones a las que tienes que ir para hacerles entender que hay otra manera de dirigir reuniones que hace que sean una fuente de ideas y no un pozo de tiempo.
El ADN de la organización
Yo siempre digo que en las reuniones está el ADN de una organización, por lo tanto si podemos cambiar lo que se refiere a las reuniones, cambiaremos lo que se hace en toda la organización.
Muchas veces cuando voy a una empresa a asesorarles sobre un proceso de cambio o sobre cómo resolver alguna dificultad de organización o de comunicación y decidimos que una estrategia formativa será la mejor opción, la persona que manda, quien me contrata, decide que la formación empiecen a hacerla las personas que tienen menos responsabilidad organizativa, «los de abajo». Si hacemos esto, el proceso comienza por aquellas personas que menos podrán influir en el resto de la organización. Si queremos cambiar la manera de hacer de los trabajadores, comerciales, de almacén, de administración … la pregunta es, ¿tendrán suficientes posibilidades de cambiar cosas en la organización? Seguramente no. Los cambios en las organizaciones mucho mejor si son «de arriba a abajo». Si el director general quiere que mañana se haga algo de manera diferente a como se ha hecho hasta ahora, es más que probable que se haga diferente; si el conserje quiere que a partir de mañana se haga diferente cualquier tontería es más que probable que alguien le diga que eso lo tiene que decidir alguien con más respnsabilidad.
Es por ello que cuando hacemos cambios en las reuniones estamos influyendo en la manera de hacer de todas las personas que asisten a ellas. De esta manera creamos una cadena de transmisión de la nueva manera de hacer que lleva a las personas que han visto las ventajas de los cambios a ponerlos en práctica con sus equipos de trabajo. Haciendo esto conseguimos cambiar la dinámica de funcionamiento de toda una organización de manera más sencilla.
¿Cómo han de ser las reuniones que atraigan y fomenten el talento?
Deben ser sobre todo útiles. Esto significa que sirvan para algo de provecho para el equipo y para la organización. ¿Cómo lo concretamos?
- Deben de aprovechar el tiempo, no perderlo. Sólo se convocan reuniones cuando tienen un objetivo claro y un tiempo limitado.
- Deben ir enfocadas a encontrar soluciones no a darle vueltas a los problemas.
- Deben terminar con una serie de acciones a realizar con responsables concretos de hacerlas.
- Deben fomentar la participación de todos los miembros del equipo convocados. Esto significa que no es necesario que asista todo el mundo.
- Deben manejar una información clara y por tanto fomentarán la confianza y la transparencia.
- Deben suponer un seguimiento de lo que se ha decidido hacer.
- Tienen que hacer que el equipo sea cada vez mejor, tanto en lo que respecta a su funcionamiento interno, como a los resultados que obtenga.
Las tenemos que convertir en un espacio de aprendizaje para el equipo. Tienen, en este sentido, una ventaja: no podemos prescindir de ñas reuniones. Como seguro que vamos a tener que hacerlas, aprovechémoslas para tratar todo aquello que tenemos que tratar y, además, convirtámoslas en el espacio de entrenamiento de nuestro equipo. Ya que no puedes evitarlas, aprovéchalas tanto como puedas.
Cuanto más se acerquen a un espacio divertido, de relación sincera, de planteamientos claros, de encuentro de soluciones, de planteamiento de proyectos, de iniciativa personal … más talento atraerán. Si cada vez son más un cementerio de ideas convertido en trámite, poco a poco el talento se desvanecerá de una manera más clara.
Vamos a ver el vídeo
En el vídeo encontrarás 10 estrategias que puedes poner en práctica a partir de hoy para acabar consiguiendo que las reuniones sean una herramienta imprescindible de mejora y tu fuente de soluciones.
Presta atención. Calma y tranquilidad. Papel y boli … y decide qué es lo que mañana mismo ya puedes poner en práctica.
Escucha también elAudio del vídeo y repasa más cómodamente lo que te explico.
Más recursos
- Un artículo en el quete hablo de la importancia que tiene Enfocarse a la solución, una de las estratagias que verás que te recomiendo en el vídeo.
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- Otro artículo en que te hablo de cómo una empresa pequeña puede convertirse en una gran empresa, si hace las cosas que hacen las grandes empresas y evita los errores que éstas cometen. Créeme cuando te digo que el potencial que tienen las reuniones como herramienta de mejora es increible.
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- Un post a un blog de una escuela de negocios (Cerem) que te explica lo que puedes hacer antes, durante y después de la reunión. Muysencillo y muy útil.
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- Documento descargable, Tabla de seguimiento de Proyectos. ya verás como de una manera muy sencilla te permite hacer el seguimiento de los proyectos que te plantees tanto a nivel individual como con tu equipo.
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Al pie de esta Unidad tienes las actividades que te propongo. Empezamos a entrenar a fondo y a trabajar la forma de cambiar las reuniones. Para ver las actividades, solo has de seguir el vínculo.
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“Un grupo se convierte en un equipo cuando cada persona está suficientemente segura de sí misma de su contribución como para alabar las habilidades de los otros.» Norman Shidle, experto en trabajo en equipo