¡Tienes 1440 minutos!
Quiero que te quede claro desde el primer momento y para siempre. Cada día tienes 1440 minutos, ni uno más, pero también ni uno menos. Te confirmo que no hay nadie que tenga más minutos, ni nadie que pueda conseguir más. Ni tú, ni nadie de tu equipo. Esto lo sé seguro.
Para que lo recuerdes …
¿Qué es lo que te quiero decir con esto, que probablemente tú ya sabías? Pues, que el tiempo, que es tu recurso fundamental para hacer todo lo que tienes que hacer, es un recurso limitado. Si tú necesitas incrementar el presupuesto de un proyecto, deberás luchar más o menos con los bancos o con tus socios, pero tienes la posibilidad de conseguir más dinero; si tú necesitas más máquinas para poner en marcha un proyecto, con más o menos dificultad, pero podrás conseguir más máquinas; si tú necesitas un espacio más grande para hacer crecer tu negocio, podrás cambiar a un espacio con más metros; si necesitas más personas para hacer más cosas, podrás contratar más personal; pero si necesitas un minuto más de tiempo, no lo tendrás.
Y si no podemos comprar tiempo, ¿qué hacemos?
Muy sencillo. Administrar muy bien lo que tenemos que hacer en el tiempo que tienes para hacer todo lo que tienes que hacer. La teoría es ésta y no puede ser otra. Ahora bien, ¿por qué hay personas que llegan a todo y otros que se ahogan en un vaso de agua? Pues, porque hay personas que saben cómo hacerlo y personas que van improvisando.
No es mi idea hacerte un curso en 5 horas de gestión del tiempo. No puede ser, lo siento. Necesito más tiempo para poder contarte lo que ha hecho que yo haya pasado de organizarme fatal y tener un nivel de estrés que me hacía estar enfermo cada dos por tres con 19 años y ahora haga más cosas de las que he hecho, tanto personales como profesionales, y las haga pasándolo muy bien y con más eficacia cada día. Por eso tengo el Programa Organización TOTAL en que te entrenarás hasta tener tu propio sistema de organización personal. Pero lo que sí haré es darte las 10 claves para que tú no cometas los mismos errores que yo he cometido y lo hagas mejor desde esta semana misma.
Las 10 claves para organizarte muy bien y no utilizar nunca más la excusa «no tengo tiempo».
1. Utiliza una agenda
Si de verdad quieres un colaborador fiel que trabaje 24 horas 7 días a la semana, no lo contrates, ¡cómpralo! Una buena agenda. ¿Qué significa una buena agenda? La que es a la medida de tu vida.
2. No separes vida personal de vida professional
No sé si eres del todo consciente, pero cuando te mueras, se acaba tu vida personal en el mismo momento que la vida profesional. Entonces, ¿por qué le damos tantísima importancia al trabajo y tan poca a la vida personal? Cuando nos preguntan qué hacemos, siempre contestamos lo que hacemos profesionalmente. En la agenda siempre ponemos muchas más ocupaciones profesionales que personales. Nos han convencido de que debemos aplazar sine die lo que nos gusta hacer, para hacer lo que tenemos que hacer. En lugar de comprar talento, las empresas compran tiempo de trabajo de las personas …
¡Basta! Comienza hoy mismo a darle la misma importancia en tu vida personal que en la profesional. Que tu agenda refleje también todo aquello de personal que te hace feliz y que quieres hacer, ¡dale lugar y tiempo de calidad! No te lo digo porque yo sea muy buena persona y apueste por una vida power flower, te lo digo porque cuanto más feliz seas en tu vida personal, mejor profesional serás y más rendimiento darás a la empresa que te contrate y mejores resultados obtendrás en los proyectos en los que colabores.
3. Capturar todo lo que has de hacer para no olvidarte de nada.
Olvidarse de las cosas que tienes que hacer es un problema que deberás resolver, por tanto, que te supondrá más tiempo de los 1.440 minutos; además genera mal rollo y disculpas o broncas, que también suponen tiempo añadido. ¿Solución? ¡No te olvides de nada de lo que tienes que hacer!
¿Cómo hacerlo? Teniendo muy claras cuáles son tus bandejas de entrada de cosas que tienes que hacer. Las tienes que tener todas controladas para poder vaciarlas completamente.
4. Procesar y organizar de manera sencilla todo lo que llega a tus bandejas de entrada.
- ELIMINAR. Decide inmediatamente al abrir unos bandeja de entrada si te interesa o no lo que ha llegado. Hazlo con una papelera al lado y tira la mayoría de cosas sin dudar. Sino, investiga qué es el Síndrome de Diógenes y decide si quieres ser uno de los que lo padece …
- ARCHIVAR. De todo lo que te llega, ¿qué tienes que guardar por si alguna vez te interesa? Por ejemplo, te compras una lavadora nueva, archiva la garantía por si acaso se estropea.
- INCUBAR. De todo lo que te llega, que tienes que guardar para revisarlo porque lo necesitarás en algún momento. Por ejemplo, todo lo que forma parte de un proyecto.
- DELEGAR. Como de eso ya hemos hablado, sólo te diré que delegues mucho más de lo que estás delegando.
- APLAZAR. Sí ya sé que esto va contra tus creencias, pero te ahorrará mucho trabajo hacerlo. Cuando te plantees hacer algo piensa siempre que responda sí a estas tres preguntas:
¿Tengo el tiempo para hacerlo?
¿Tengo los recursos que necesito para hacerlo?
¿Tengo el ánimo adecuado para hacerlo?
Si la respuesta es no, aplazalo.
- HACER. Todo lo que acabes decidiendo que debes HACER lo escribes en tu agenda con fecha o semana para hacerlo y, sin excusas, lo haces.
5. Revisa lo que has de hacer cada día.
Al inicio de tu jornada echa un vistazo a tu agenda y así tendrás un panorama de lo que supone tu día. ¿Qué es lo más importante de hoy que no podrás aplazar? ¿Cuándo tienes un rato para ti? En caso de que hubiera un imprevisto, ¿dónde lo pondrías?
Al final de tu jornada, vuelve a echar un vistazo a tu agenda. ¿Ha habido algo que no hayas podido hacer? ¿Cuándo lo vas a hacer? ¿Qué ha ido muy bien hoy? ¿Cómo lo celebrarás? Y mañana, ¿qué hay de importante? Esto no lo debes de hacer en la cama o antes de ir a dormir, le estarás enviando a tu cerebro el mensaje «ponte en marcha» y descansarás peor.
6. Revisa lo que has hecho en la semana que acaba.
Durante el fin de semana, yo lo hago los viernes por la tarde, revisa qué has hecho en la semana que se ha terminado. ¿Qué ha quedado por hacer y deberás poner otro día o una semana? ¿Qué ha ido muy bien en la semana que ha terminado? ¿Qué ha ido mal o es mejorable de la semana que se ha acabado?
Ahora echa un vistazo a la semana siguiente. ¿Cómo lo vas a hacer para repetir lo que ha ido bien en la semana que se acaba? ¿Qué cambiarás y no repetirás de lo que ha ido mal? ¿Qué harás de manera diferente para hacer mejor lo que es mejorable? ¿Qué día es el que te supone estar más alerta? ¿Cómo crearás las mejores condiciones para que lo más importante de la semana sea lo más importante?
Si haces esto, te garantizo que tu sistema de organización mejorará cada semana.
7. Di NO.
Cada vez que digas SÍ piensa si estás diciendo NO a algo a lo que ya habías dicho SÍ. Te han convencido de que decir SÍ te hace más simpático, buen trabajador y es mas guay. Pero es mentira, te condena a una vida de muy baja calidad, desenfocada de lo que tú de verdad quieres.
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8. Evita que tu mente recuerde todo lo que tienes que hacer.
Tu mente está diseñada para muchísimas cosas, pero la que hace peor es la de tener que recordarte todo lo que tienes que hacer. Esto lo hace mucho mejor una libreta cualquiera o tu agenda. Dedica tu mente a vivir el presente, a disfrutar de lo que haces, a concentrarte en lo que tienes que hacer al cien por cien y deja que sean las libretas, los post-it, la grabadora del móvil y tu agenda las que recuerden qué hacer. Reducirás el estrés y vivirás mejor.
9. Define muy bien aquello que has de hacer.
Hoy en día HACER no es el mismo que era hace medio siglo. Muchas veces HACER supone definir qué es lo que hay que hacer. Si en tu agenda defines muy bien lo que tienes que hacer, ahorrarás tiempo y ganarás mucha eficacia.
10. Evita distracciones.
Ya sé que lo sabes, pero, entonces, ¿por qué no apagas el móvil cuando necesitas una concentración máxima? Cuando estás haciendo el amor con tu pareja, ¿serías capaz de estar pensando en la visita que tienes al día siguiente, o en lo que tienes que arreglar el fin de semana, o en cualquier otra cosa? Si la respuesta es sí, ve pensando en la separación…
También tenemos vídeo en esta Unidad.
El último del Programa en el que te explico las claves que tienes arriba. Ya te he dicho que mi intención no es la de hacerte un curso en cinco horas de organización del tiempo, pero, como le doy mucha importancia a la gestión del tiempo, pienso que con algunas claves podrás sacar mucho más rendimiento a todo lo que hemos trabajado del liderazgo y la comunicación.
Aquí tienes también el AUDIO de la información que hay en el vídeo para que puedas escucharlo sin necesidad de estar pendiente de una pantalla.
Algunos recursos más…
- Un artículo para que veas que siempre hay alguien que hace las cosas peor que tú y ahora ha conseguido hacerlas diferente. Siempre puedes cambiar lo que no te gusta si sabes cómo hacerlo. «Organizarse bien o morir», mi historia.
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- «Como vaciar la bandeja del correo electrónico de manera fácil.» Si tu problema es que tienes miles de correos en tu bandeja de entrada, lee este artículo y verás como mañana ya sólo tendrás los que te hayan llegado esta noche, ¡y en 10 minutos!
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Al pie de esta Unidad tienes dos actividades de entrenamiento que te propongo. Solo se trata de que entres en contacto con la realidad de tu propia organización personal. Para ver las actividades, solo has de seguir el vínculo.
Consulta todo lo que necesites.
Hazme llegar tus dudas y preguntas al correo específico de este curso lider@guialcoaching.com.
«Tu tiempo es limitado, así que no lo malgastes viviendo la vida de otro, … Vive tu propia vida. Todo lo demás es secundario.» -Steve Jobs